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Software - Koordination

Ziel der Software-Koordination

Ziel der Software-Koordination ist die campusweite, wirtschaftliche Bereitstellung qualitativ hochwertiger Software zur Aufrechterhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der TU Clausthal.

Software wird an der TU Clausthal sowohl dezentral durch die Institute als auch zentral durch das Rechenzentrum beschafft. Wenn immer die Software campusweit von Interesse ist, ergreift das Rechenzentrum die Initiative und versucht, den Kauf oder die Miete der Software im Rahmen eines EVB-IT-Vertrages so zu vereinbaren, dass die Software im Idealfall nicht nur auf jedem Rechner im Intranet der TU Clausthal installiert werden darf, sondern auch auf jedem Privatrechner der Studierenden und Mitarbeiter/innen genutzt werden kann. Letzteres ist leider aufgrund der Lizenzbedingungen der Anbieter nicht in allen Fällen möglich.

Vertragsgestaltung

Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) bilden die Grundlage eines Softwarekauf- oder Mietvertrages, der sowohl den Interessen des Auftragnehmers als auch des Auftraggebers Rechnung trägt.

Neben der Beschreibung des Produktes, der Festlegung des Kaufpreises, bzw. des Mietpreises und der Mietdauer, wird in einem Kaufvertrag Wert darauf gelegt, dass die Installationsmedia der Software den Mac-, Linux- oder Windows- Rechnern im Intranet der TU Clausthal auf der Campus-Software-Netzwerkplatte zur Verfügung gestellt oder in aktueller Version von der Webseite des Softwareanbieters heruntergeladen werden können.

Wenn immer möglich wird die Software-Dokumentation über einen Webserver des Rechenzentrums zur Einsicht angeboten. So kann man prüfen, ob ein verfügbares Werkzeug für ein Projekt geeignet ist, ohne die Software zu installieren und eine Lizenz zu belegen.  

Bei Kaufverträgen kann ein Software-Pflege-Zeitraum vereinbart werden, der die Nutzung auch neuer Versionen der Software ermöglicht.

In jedem Falle ist vertraglich zu vereinbaren, auf welchem Wege Probleme geklärt werden können, die die Nutzung der Software beeinträchtigen.

Vertrags- und Lizenzarten

Bevor man eine Lehrveranstaltung oder ein längerfristiges Forschungsvorhaben von einem Softwareprodukt abhängig macht, sollte man darüber nachdenken, wie man sich der gerufenen Geister wieder entledigt. Kurz gesagt, es ist wichtig, über eine Exit-Strategie nachzudenken.

Kann man das Nutzungsrecht an einer Software durch eine Einmalzahlung auf Dauer erwerben, ist das nicht notwendig.

Bei Software-Produkten, die nur gemietet werden können, bzw. deren Kauf nicht finanzierbar, weil zu teuer ist, muss mindestens sichergestellt sein, dass im Idealfall nach Ablauf des Mietvertrages die generierten Modelle und Daten mit anderen Werkzeugen auch weiterhin berechnet und ausgewertet werden können. Wenn aufgrund proprietärer Datenformate andere Werkzeuge nicht zur Verfügung stehen, muss sichergestellt werden, dass nach Ablauf des Mietvertrages Berechnungsergebnisse auch weiterhin etwa mit Hilfe eines „Readers“ auf dem Bildschirm eines Rechners dargestellt und auch gedruckt werden können. Zu den gemieteten Produkten dieser Kategorie, die nicht nur auf jedem universitätseigenem Rechner sondern auch auf den privaten Rechnern der Studierenden und Mitarbeiter/innen installiert werden dürfen, gehören die Produkte der Firmen CambridgeSoft und Statistica.

Im Rahmen eines Mietvertrages kann immer mit der neuesten Version der Software gearbeitet werden. Hat man die Software gekauft, kann man die Nutzung neuer Versionen nur durch einen Wartungsvertrag sicherstellen.

Software ist insofern eine leichtverderbliche Ware, als dass sich spätestens nach etwa 5 Jahren die Hardware und die Betriebssystemumgebung so verändert haben, dass ältere Versionen der Software die Möglichkeiten, die neuere Hardware und das aktuelle Betriebssystem bieten, nur noch eingeschränkt nutzen. Ein Wartungsvertrag ist dann sinnvoll, wenn seine Kosten pro Jahr 20% des Neuerwerbpreises der Software nicht überschreiten. Sind die Wartungskosten pro Jahr höher, kann statt eines Wartungsvertrages der Neuerwerb von Lizenzen wirtschaftlicher sein.

Hat man die Wahl, Software an einen Anwender oder an einen Rechner gebunden („node locked“) zu lizenzieren oder simultan einsetzbar („concurrent“ oder „floating“) zu erwerben, ist letzteres vorzuziehen. Concurrent lizenzierte Software darf auf beliebig vielen Rechnern installiert werden, aber die Maximalzahl der Anwender, die zur gleichen Zeit mit der Software arbeiten dürfen, ist durch die Zahl der erworbenen Lizenzen begrenzt. Diese Lizenzen werden von einem Server verwaltet. Die Software kann auf einem Rechner nur dann gestartet werden, wenn der Server eine Lizenz zur Verfügung stellen kann. Concurrent im Netzwerk einsetzbare Lizenzen sind meist teurer als an einen Rechner gebundene Lizenzen.

Eine Softwarelizenz, die für ein Institutsprojekt benötigt wird, kann concurrent lizenziert nicht nur flexibler im Institut genutzt sondern auch im Intranet der TU angeboten werden.

Das Rechenzentrum fördert das campusweite Angebot von Lizenzen durch Beteiligung an den Mehrkosten einer solchen Lizenz und durch Einrichtung und Pflege des Lizenzservers.

Campusweite Lizenzpools

Fasst man Softwarelizenzen des gleichen Produktes, die in verschiedenen Instituten in unterschiedlicher Ausstattung nur lokal genutzt werden können, zu einem Lizenzpool zusammen, der campusweit allen Studierenden und Mitarbeiter/innen zugänglich ist, so hat das folgende

Vorteile:

  • Der Pool ist häufig deutlich besser mit Zusatzfunktionalität ausgestattet, als die Teillizenzgruppen, aus denen er besteht.
  • Der Wartungsvertrag für den Softwarepool ist aufgrund von Mengenrabatten preiswerter als die Wartung der Teillizenzen.
  • Die Finanzierung der Miete oder der Wartung eines Softwarepools kann durch Mittel subventioniert werden, die  für Lehre- und Übungen notwendige Software beantragt werden können. Derzeit wird die Campus-Software durch Studierendenbeitragsmittel teilfinanziert. Die fehlenden Mittel werden durch die hauptnutzenden Institutionen der TU aufgebracht. Einmal im Jahr wird die Lizenzlog-Datei ausgewertet, in der mitgeschrieben wird, von welchem Anwender und von welchem Rechner aus eine Lizenz in Anspruch genommen wurde. Anwender die nur mit wenigen Zugriffen auf eine Lizenz geprüft haben, ob ein Softwareprodukt für ihr Projekt ein geeignetes Werkzeug ist, werden nicht mit Kosten belastet. Den nachstehenden Links ist zu entnehmen, wie im Jahr 2011 die Software der Firmen ANSYS, Mathworks, OriginLab und PTC finanziert wurde.
  • Dank eines Softwarepools kann ein Anwender sofort mit der Arbeit beginnen, ohne in neue Softwarelizenzen investieren zu müssen. Ist das Projekt beendet, treten keine Einträge im Lizenzlog mehr auf und eine finanzielle Beteiligung an den Betriebskosten der Software ist nicht mehr erforderlich.

Nicht verschwiegen seien die mit Lizenz-Pools verbundenen

Nachteile:

  • Die Nachfrage nach Lizenzen kann größer sein, als das Angebot. Ist dies nicht nur temporär der Fall, setzt das die Bereitschaft der Anwendergemeinde eines Softwareproduktes voraus, die Zahl der Lizenzen kurzfristig so weit zu erhöhen, dass kein Anwender mehr an der Arbeit gehindert wird. Das Rechenzentrum beteiligt sich in diesen Fällen an der Finanzierung neuer Lizenzen. 
  • Eine Netzwerklizenz ist häufig teurer als eine an einen Anwender oder an einen Rechner gebundene Lizenz.

Lizenzserver

Im Rechenzentrum werden Lizenzserver sowohl für Institutsprojekte als auch für die campusweit verfügbare Software betreut. Das Rechenzentrum stellt die Hardwareplattform, wartet  das Betriebssystem, hält die Lizenzserver-Software auf dem aktuellen Stand und integriert die Server in das Rechnernetz der TU. Neben einem Ansprechpartner, der für den Softwarevertrag zuständig ist und die Finanzierung sicherstellt, unterstützt ein fachlicher Betreuer die Pflege der Software und die Aktualisierung der Lizenzen. Diese Aufgabe obliegt meist einem Institutsmitarbeiter, der mit dieser Software intensiv arbeitet und aus diesem Grund über die aktuelle Entwicklung der Software auf dem Laufenden ist. Eine Liste der derzeit vom Rechenzentrum betreuten Lizenzserver für Software, die campusweit angeboten wird, ist auf der Lizenz-Monitoring Webseite des Rechenzentrums zu finden.

Lizenz-Monitoring

Den

Lizenz-Monitoring-Webseiten

der TU kommt besondere Bedeutung zu. 

Diese Webseite wird alle fünf Minuten neu geschrieben und gibt Antwort auf folgende Fragen:

  • Ist der Lizenzserver erreichbar und arbeitet er korrekt, d. h. sind Uhrzeit und Datum auf der Webseite aktuell?
  • Ist noch eine Lizenz für mich frei?
  • Habe ich eine Lizenz erhalten?
  • Unter welchem Login-Namen arbeite ich?
  • Mit welchem Namen meldet sich der Rechner, mit dem ich im Intranet der TU arbeite?
  • Und – last but not least – belege ich noch eine Lizenz, obwohl ich das Programm bereits beendet habe?

Auf der Webseite http://www.rz.tu-clausthal.de/campussoftware/ finden Sie die Liste der Campus-Software. Sollten Sie mit einem Campus-Software-Produkt auf Ihrem Rechner nicht arbeiten können, suchen Sie bitte den Link “aktuelle  Lizenzvergabe” auf der Campus-Software-Webseite des Produktes auf und stellen fest, ob es daran liegt, dass alle verfügbaren Lizenzen an andere Anwender vergeben wurden. Falls dies der Fall ist, teilen Sie bitte in einer kurzen E-Mail an support@rz.tu-clausthal.de mit, wann welche Lizenzen nicht verfügbar waren. Für zusätzliche Informationen, die helfen, die Verwendung der Mittel zur Erhöhung der Lizenzzahl zu begründen, sind wir Ihnen dankbar.

Installations- und Lizenzschlüssel

Informationen, die zum Einrichten der Software auf einem Rechner notwendig sind, werden auf Anfrage von support@tu-clausthal.de an die TU Clausthal E-Mail-Adresse eines Studierenden oder Mitarbeiters gesendet. Dies betrifft insbesondere die häufig benötigten Installations- und Lizenzschlüssel, die nur an E-Mail-Adressen der Studierenden und Mitarbeiter/innen der TU Clausthal weitergegeben werden dürfen. In einer E-Mail an support@tu-clausthal.de sollten auch die Kontaktdaten des Absenders nicht fehlen, aus denen hervorgeht, ob ein Student oder Mitarbeiter diese Informationen benötigt. Die TU hat Verträge mit Anbietern abgeschlossen, die den Studenten bessere Nutzungsmöglichkeiten der Software anbieten als den Angestellten und umgekehrt. So können  zum Beispiel Studenten der Autodesk Education Community beitreten oder im Rahmen des SolidWorks Student Edition Software Angebotes Software kostenfrei lizenzserver-ungebunden nutzen, während die Dozenten der TU auf die für die Lehre lizenzierten Softwarepakete dieser Firmen zurückgreifen müssen. Mit Hilfe des vom Rechenzentrum an der TU Clausthal eingesetzten Online Support Systems werden Schlüssel-Anfragen beantwortet und gesammelt. Bei Bedarf können so Anwendergruppen über wichtige Änderungen gezielt per E-Mail unterrichtet werden.

Microsoft-Software

Der Bedarf an Microsoft–Produkten an der TU Clausthal wird durch folgende  Microsoft Programme gedeckt:

  • Seit 1. 5. 2015 können alle Institute und zentralen Einrichtungen der TU Clausthal über das EES (Education Enrollment System) oder allgemein "Campus-Agreement" mit einer Auswahl der wichtigsten MS-Software-Produkte (MS-Windows und MS-Office sowie die grundlegenden Zugriffs-Lizenzen) versorgt werden.  Der Bezug der Produkte wird über das RZ geregelt.
  • Darüber hinausgehende Microsoft-Software kann  auf der Basis der Microsoft  Select-Lizenzbedingungen über das Software-Portal Niedersachsen für Forschung und Lehre zur Nutzung auf Dauer mit oder ohne Softwarewartung eingekauft werden.
  • MS Office-365 Software zur privaten Verwendung können von  Studenten  und Dozenten nach einer Registration des Nutzers heruntergeladen werden.  Hinweise dazu finden Sie in der Benutzer-Dokumentation.  Bitte beachten Sie, dass der angebotene Speicherbereich nicht für dienstliche Daten genutzt werden darf!  Das RZ kann keinen Support für dieses Produkt leisten.

E-Learning

Um sich in ein Programmsystem einzuarbeiten, sollte das Programm der vorliegenden Dokumentation gehorchend auf dem eigenen Rechner gestartet werden können. In jedem Falle lohnt ein Blick auf die Webseiten des Softwareanbieters, um zu prüfen, welche Einarbeitungs-Hilfen angeboten werden.

Videotutorials , Diskussionsforen, Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs),  Sammlungen gelöster Probleme, Lehrportale, Webinare und mehr können dort zu finden sein.

Welche Hilfen genutzt werden können, sei an folgenden Beispielen erläutert:

 

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